إضافة البيانات في ميكروسوفت أكسيس 2013

في ميكروسوفت أكسيس، هناك العديد من الطرق لإضافة البيانات إلى قاعدة البيانات . الطريقة التي نختارها سوف تعتمد إلى حد كبير على مقدار البيانات التي نحتاج إلى إضافتها وما إذا كانت البيانات متوفرة خارج أكسيس.

وفيما يلي شرح للطرق الرئيسية لإضافة البيانات إلى قاعدة بيانات.

عرض ورقة البيانات

يمكننا الكتابة مباشرة في الجدول في حالة طريقة عرض "ورقة البيانات". وهي الطريقة المناسبة في حالة الجداول الصغيرة ذات عدد قليل من السجلات والتي نادرا ما يتم تحديثها، لكنها ليست مناسبة إذا كنا نخطط لحجز الكثير من السجلات. حجز البيانات  في  قاعدة بيانات صغيرة يمكن أن تصبح مهمة شاقة إذا تغيرت السجلات بشكل متكرر - خاصة إذا كنا بحاجة إلى تحديث البيانات التي تنتشر عبر جداول متعددة-. كما انها ليست مناسبة إذا كان المستخدمين غير مختصين في حجز البيانات على قاعدة البيانات. بالنسبة للمستخدمين غير التقنيين، من الأفضل إنشاء نموذج سهل الاستخدام.

النموذج Form

يمكننا إعداد نموذج، بحيث يمكن للمستخدمين غير التقنيين إدخال البيانات في النموذج. بمجرد عرض النموذج، يتم إدراج البيانات تلقائيا في قاعدة البيانات. واحدة من الأشياء المهمة حول النماذج هي أنها يمكن أن تدرج البيانات في العديد من الجداول في نفس الوقت -مما يغنينا عن الحاجة إلى فتح كل جدول على حدى لإدراج البيانات يدويا. 

يوفر أكسيس معالج النماذج، الذي ينقلنا من خلال خطوات بسيطة  إلى إنشاء نموذج. سنتناول هذا في الموضوع التالي.

عرض أسكل SQL view

يمكننا استخدام طريقة العرض اسكل لإدراج البيانات في قاعدة البيانات. يمكنك أيضا استخدام طريقة العرض اسكل للقيام بأشياء أخرى كثيرة مع قاعدة البيانات (بما في ذلك إنشاء الجداول). اسكل (الذي يرتكز على لغة الاستعلام المنظمة) هي لغة البرمجة النظامية للتعامل مع قواعد البيانات. 

لتحديد طريقة عرض اسكل من الشريط، CREATE > Query Design ، (أغلق الجدول المنبثق - المسمى Show Table)، ثم حدد SQL View

بيانات خارجية

هناك حالات نحتاج فيها إلى تحميل البيانات من قاعدة بيانات أخرى. على سبيل المثال، قد يكون لدينا بيانات في جدول بيانات إكسيل أو حتى ملف .csv والذي نريد نقله إلى قاعدة بيانات أكسس. هذا الأمر متاح في أكسس!

يتيح لنا أكسس 2013 استيراد البيانات من أنواع الملفات التالية:

•مايكروسوفت اكسل
• مايكروسوفت أكسس
• قواعد بيانات ODBC، مثل اسكل سيرفر
• ملفات نصية أو مفصولة بفواصل (CSV )
• قائمة شاريبوانت
• XML
• خدمات البيانات
• وثيقة HTML
• مجلد أوتلوك Outlook

لاستيراد البيانات من أي من أنواع الملفات هذه، حدد إكسترنال داتا من الشريط، حدد نوع الملف، ثم اتبع الخطوات المطلوبة:

•يمكننا أيضا استخدام هذه القائمة لربط أنواع الملفات المختلفة (بدلا من استيرادها). سيؤدي ذلك إلى تمكيننا من توفير بيانات محدثة من قواعد البيانات أو الملفات الخارجية.
• يمكن أن يصل أكسيس 2013 إلى أنواع الملفات التالية:
o ميكروسوفت إكسيل (للقراءة فقط)
o مايكروسوفت أكسس
o قواعد بيانات ODBC ، مثل اسكل سيرفر
o ملفات نصية أو مفصولة بفواصل (CSV) (إضافة سجلات جديدة فقط)
o قائمة شاريبوانت
o خدمات البيانات (للقراءة فقط)
o وثيقة HTML
o • مجلد أوتلوك
في الوقت الحالي، سوف نقوم بإنشاء نموذج لإدخال البيانات.